Preguntas frecuentes

Registro mercantil

Es un instrumento de publicidad para la vida comercial, cuyo objeto es permitir al público el conocimiento de ciertos datos relevantes para el tráfico mercantil.

El registro mercantil permite a todos los empresarios ejercer cualquier actividad comercial y acreditar públicamente su calidad de comerciante. Además, el registro mercantil le permite a los empresarios tener acceso a información clave para que amplíen su portafolio de posibles clientes y proveedores.  

La matrícula mercantil hace pública la calidad de comerciante, en la medida que hace visible al empresario frente a potenciales clientes que consultan los registros. Contiene información sobre los datos generales de los comerciantes y de las sociedades. 

  • Las personas naturales que ejerzan el comercio de manera habitual, 
  • Las sociedades comerciales y civiles,
  • Las empresas unipersonales,
  • Las empresas asociativas de trabajo,  
  • Los establecimientos de comercio, 
  • Las agencias sucursales de sociedades nacionales y extranjeras.

Además de cumplir con sus deberes como comerciante/empresario (evitando así las multas de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)), obtener la matrícula mercantil en el registro mercantil le trae los siguientes beneficios:

Protección de la razón social (ninguna otra empresa formal puede llamarse igual)
* Hace pública su condición de comerciante.
Facilita la obtención de créditos en entidades bancarias y crediticias. 
* Acredita la propiedad de los establecimientos y la antigüedad de los mismos.
* Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
* Amplía oportunidades comerciales nacionales e internacionales, a través de la red de información de las cámaras de comercio.
* Le incluye en la base de datos empresarial de la cámara de comercio de su jurisdicción.

La VUE le ofrece una serie de servicios para facilitar el paso a paso de la apertura de su empresa, acercando el proceso a un modelo virtual. Los principales puntos a tener en cuenta para el uso y máximo aprovechamiento del servicio VUE de registro de empresas son los siguientes: 

1.   Escoger un nombre para su empresa y confirmar a través de la consulta de nombre u homonimia dispuesta en la VUE, que no existe otra empresa con ese mismo nombre. 
2.   Conocer los códigos CIIU que mejor identifican la actividad económica que va a desarrollar. Se recomienda hacer uso de la consulta de código CIIU disponible en la página de inicio de la VUE, ingresando por la sección “Consulte”, opción “Consulta de actividad económica”. Esta información le será solicitada en el diligenciamiento del PreRUT de la DIAN y del formulario RUES de las cámaras de comercio. 
3.   De acuerdo con el número de personas que conformarán la empresa, debe saber si va a conformar una empresa de: 

  • Índole individual o 
  • De dos o más personas. 

4.   Si es una empresa individual, debe elegir cuál de las dos alternativas disponibles le ajusta más, a saber: 

  • Persona natural comerciante
  • Accionista único en una Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S)

5.   Si es una empresa de dos o más personas, debe elegir entre alguno de los tipos de sociedades comerciales.  Para ello, puede revisar la sección “Consulte”, opción “Tipo de empresa” en la página de inicio de la VUE.

Recuerde que la obtención del NIT es simultánea al registro, por lo cual: 

  • Si su empresa es como persona natural, tramitó un RUT con anterioridad y ya tiene un NIT asignado, no hay lugar a un nuevo trámite del RUT, pero deberá reportar la actualización de su nueva actividad económica. Si nunca se ha inscrito en el RUT como persona natural, debe solicitar PreRUT.  
  • Si su empresa es como persona jurídica: deberá tramitar el PreRUT para avanzar en la inscripción del RUT y asignación de NIT a través de la Cámara de Comercio.

Es importante tener en cuenta que la instancia adecuada para tramitar su RUT, si usted va a gestionar su matrícula mercantil, es la Cámara de Comercio.

La obligación legal de renovación de la matrícula mercantil debe hacerla en el primer trimestre, es decir antes del 31 de marzo del correspondiente año para no perder los beneficios y la antigüedad

Para hacer la renovación se debe llenar un formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES), en el que se pueden actualizar los datos

El formulario de Registro Único Empresarial y Social (RUES) es el formulario dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para adelantar a nivel nacional el proceso de matrícula inscripción en el  registro mercantil que llevan las Cámaras de Comercio.  

A través de la VUE, durante la inscripción en el registro mercantil, se debe diligenciar este formulario, previo trámite del PreRUT, así como los anexos que le sean requeridos de acuerdo con el tipo de solicitud. 

Usted deberá diligenciar el formulario de Registro Único Empresarial y Social RUES (dos páginas) y los anexos que correspondan: 

·      Persona natural, 
·      Persona jurídica o
·      Establecimiento de comercio. 

Tipo persona Libros que debe llevar ¿Obligación de inscribir?
Persona natural a. Libro diario
b. Libro mayor y de balances
c. Libro de inventarios y balances
No
Persona jurídica a. Libro de registro de socios (sociedades de personas) o

Libro de registro de accionistas (sociedades por acciones)

b.Libro de actas de junta de socios (sociedades de personas) o
 

Libro de asamblea de accionistas (sociedades por acciones)


c. Libros de contabilidad
•       Libro diario
•       Libro mayor y de balances
•       Libro de inventario y balances.

a. Libro de registro de socios (sociedades de personas) o

Libro de registro de accionistas (sociedades por acciones)

b. Libro de actas de junta de socios (sociedades de personas) o 

Libro de asamblea de accionistas (sociedades por acciones)


 

Desde el 17 de mayo de 2014 los comerciantes pueden registrar en la Cámara de Comercio sus libros electrónicos de comercio, conforme a lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015.

Únicamente los libros de comercio conforme al artículo 175 del Decreto 19 de 2012 y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
 
El siguiente es el listado de libros electrónicos de sociedades comerciales que se pueden inscribir:

Sociedades por acciones: Anónimas, Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.) y Sociedades en Comandita por Acciones. ·      Libro electrónico de registro de accionistas
·      Libro electrónico de actas de asamblea de accionistas
 
Sociedades de personas: Limitadas, en Comandita Simple y Colectivas. ·      Libro electrónico de registro de socios
·      Libro electrónico de actas de junta de socios 
 

Tenga en cuenta que esta etapa se concentrará en la apertura de empresas, correspondientes a:

  • Persona natural –comerciante-
  • Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.) que cumplan con los siguientes requisitos: 
    • Constituidas por documento privado.
    • Un máximo de 10 socios para la ciudad de Bogotá, ilimitado para las demás ciudades.
    • Sin aportes en bienes inmuebles.
    • Con matrícula de 1 establecimiento de comercio en Bogotá, máximo 10 en las demás ciudades.
Estas empresas deberán: 
 
  • Tener domicilio en la(s) ciudad(es) de Armenia, Bogotá, Ibagué, Manizales, Pereira, Puerto Asís, Santa Marta o Valledupar.
  • En caso de tener establecimiento de comercio, este también debe quedar inscrito en la Cámara de Comercio de la ciudad en que se se vaya a inscribir la empresa.

Importante: el documento privado para S.A.S. puede ser generado utilizando el servicio de plantilla estandarizada

En las ciudades de Armenia, Ibagué, Manizales, Pereira, Puerto Asís, Santa Marta y Valledupar, la VUE también permite cargar una minuta elaborada como pdf, previa presentación del documento en notaría.

En todo caso, para ingresar a los servicios virtuales de matrícula de persona natural y constitución de S.A.S., el empresario deberá leer y aceptar los términos y condiciones de uso aplicables al servicio.

Para los demás tipos societarios y otras ciudades distintas a las especificadas, diríjase a la página web de la Cámara de Comercio que corresponda para conocer sobre el proceso.

Solamente debe tener a la mano su documento de identificación escaneado, en fotocopia o una foto.

Solamente debe tener a la mano su documento de identificación escaneado, en fotocopia o una foto.

A. En el portal VUE, seleccione la opción “Ingrese”.

B. Acepte los términos y condiciones del servicio.

C. Seleccione la ciudad en la cual será creada su empresa.

D. La VUE tiene dispuesta una serie de consultas que le resultarán de utilidad para guiar su decisión de creación de empresa o le darán información importante para el diligenciamiento correcto de sus formularios. Estas consultas puede hacerlas en cualquier momento y no requieren registro previo

E. En cualquier momento, usted puede iniciar el diligenciamiento de su solicitud de creación de empresa a través de la VUE. Se sugiere agotar con antelación las consultas. 

F. Una vez lo decida, seleccione la opción “Cree su empresa”.

G. El sistema le preguntará cuál es el tipo de empresa a constituir entre las dos opciones disponibles inicialmente: persona natural o S.A.S. (esta última cumpliendo con los requisitos exigidos en la pregunta 10), seleccione la opción de su interés. 

H.  El sistema le direccionará al servicio de diligenciamiento del PreRUT de la DIAN, que es el primer paso para acceder y avanzar en el diligenciamiento del resto de formularios del registro. 

I. Tras diligenciar los campos del formulario del PreRUT, el sistema le permitirá diligenciar el formulario de Registro Único Empresarial y Social RUES (de Cámara de Comercio) junto con el formulario adicional de registro con otras entidades.

J. Una vez diligenciados correctamente la totalidad de los formularios, el sistema realizará la liquidación del valor a cancelar por la matrícula de persona natural o constitución de la sociedad y la eventual matrícula de un establecimiento de comercio

K. Para la constitución de la sociedad, el solicitante envía las notificaciones a los accionistas para que ellos puedan revisar el contenido del formulario y de los estatutos, y dar su aprobación/consentimiento a través de la firma digital de los constituyentes. 

L. El interesado podrá efectuar el pago en el momento que decida avanzar con el proceso, a través del botón de pagos (PSE).

M. Una vez realizado el pago, el trámite queda formalmente radicado y la Cámara de Comercio notificará de la culminación exitosa del trámite. Para consultar el avance de su proceso, usted podrá ingresar al servicio de seguimiento al trámite de VUE en la página de inicio, entrando a través de la opción “Estado trámite”.

N. Una vez aprobado el proceso de matrícula en el registro mercantil, se avanzará en servicios adicionales para el registro integral de su empresa, lo cual comprende: 
 
  • Obtención del NIT y disponibilidad de su primer RUT formalizado.
  • Envío de notificación del registro de su empresa ante la Secretaría Distrital de Hacienda.
  • Agilizar el trámite virtual de registro en el rol de empleador ante el Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).
Una vez terminado el proceso virtual de diligenciamiento de la información y realizado el pago correspondiente, la matrícula se genera en forma inmediata.

El proceso de matrícula virtual de S.A.S. en el registro mercantil a través de la VUE, es inmediato.

El token virtual es un documento electrónico que se emite a una persona natural, el cual contiene datos que acreditan la identidad del titular del certificado ante terceros. 

Este certificado tiene un período de vigencia de 15 días y es emitido y firmado por una autoridad certificadora, que garantiza que el titular del certificado es quien dice ser. Contiene la siguiente información: 

a. Código identificador único del certificado.  
b. Identificación de la autoridad certificadora que lo emitió. 
c. Firma digital de la autoridad certificadora. 
d. Identidad del titular del certificado. 
e. Dirección de correo electrónico del titular. 
f. La llave pública del titular del certificado. 
g. Período de validez del certificado. 
 
Para obtenerla, usted debe gestionarla con alguna entidad/autoridad de certificación digital, la cual por sí misma o mediante la intervención de una autoridad de registro, verificará la identidad del solicitante del certificado antes de su expedición. 

En Colombia prestan ese servicio: CerticámaraGestión de Seguridad Electrónica G.S.ECAEDICOMAndes SCP
Usted puede solicitar en la Cámara de Comercio un certificado así: 
Tipo Certificado a solicitar
Persona jurídica Certificado de existencia y representación legal
Persona natural Certificado de matrícula mercantil
Establecimiento de comercio Certificado de matrícula mercantil (sea que este pertenezca a una persona natural o jurídica)

Para más información sobre registro mercantil, por favor diríjase a la página web de la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB).

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