Preguntas frecuentes

Libros de comercio electrónicos

Son el conjunto de hojas en formato físico o electrónico destinadas para el registro de la información relacionada con los negocios, la operación, la administración o el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa o entidad.
 
La ley determina cuáles son los libros de comercio de registro obligatorio y cuáles los libros de comercio auxiliares, que son de registro opcional.
 
El tema de los libros de comercio está regulado por el Código de Comercio en los artículos 28, 48 a 74, el Decreto 2649/93 y el Estatuto Tributario, artículo 654.
Para persona natural, no aplica la obligación de inscribir o registrar libros de comercio.
 
Para persona jurídica S.A.S, dado que es un tipo de sociedad por acciones, debe registrar:
  • Libro de actas de asamblea de accionistas
  • Libro de registro de accionistas.
Este es un resumen sobre el tema:
 
Tipo persona Libros que debe llevar ¿Obligación de inscribir?
Persona natural a. Libro diario
b. Libro mayor y de balances
c. Libro de inventarios y balances
No
Persona jurídica a. Libro de registro de accionistas o socios.
b. Libro de actas de junta de socios (sociedades de personas) o asamblea de accionistas (sociedades por acciones).
c. Libros de contabilidad
•       Libro diario
•       Libro mayor y de balances
•       Libro de inventario y balances.
a. Libro de registro de accionistas o socios
b. Libro de actas de junta de socios (sociedades de personas) o asamblea de accionistas (sociedades por acciones).
 
La sociedad debería registrar sus libros de comercio tan pronto se haya constituido.
 
Si los libros no son registrados, no tendrán valor probatorio sino hasta la fecha de su inscripción. Esta omisión puede traer sanciones y multas al empresario por parte de las superintendencias y las autoridades tributarias (Art.655 E.T.).
 
Una vez los libros se encuentren registrados en la Cámara de Comercio, se pueden realizar las anotaciones o asentamientos en ellos, los cuales pueden incluir eventos y operaciones efectuadas con antelación al registro de los libros.
Los libros de comercio en medio electrónico son aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999 (que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales), mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 805 de 2013.
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