Preguntas frecuentes

Libros de comercio electrónicos

Son el conjunto de hojas en formato físico o electrónico destinadas para el registro de la información relacionada con los negocios, la operación, la administración o el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa o entidad.
 
La ley determina cuáles son los libros de comercio de registro obligatorio y cuáles los libros de comercio auxiliares, que son de registro opcional.
 
El tema de los libros de comercio está regulado por el Código de Comercio en los artículos 28, 48 a 74, el Decreto 2649/93 y el Estatuto Tributario, artículo 654.
Para persona natural, no aplica la obligación de inscribir o registrar libros de comercio.
 
Para persona jurídica S.A.S, dado que es un tipo de sociedad por acciones, debe registrar:
  • Libro de actas de asamblea de accionistas
  • Libro de registro de accionistas.
Este es un resumen sobre el tema:
 
Tipo persona Libros que debe llevar ¿Obligación de inscribir?
Persona natural a. Libro diario
b. Libro mayor y de balances
c. Libro de inventarios y balances
No
Persona jurídica a. Libro de registro de accionistas o socios.
b. Libro de actas de junta de socios (sociedades de personas) o asamblea de accionistas (sociedades por acciones).
c. Libros de contabilidad
•       Libro diario
•       Libro mayor y de balances
•       Libro de inventario y balances.
a. Libro de registro de accionistas o socios
b. Libro de actas de junta de socios (sociedades de personas) o asamblea de accionistas (sociedades por acciones).
 
La sociedad debería registrar sus libros de comercio tan pronto se haya constituido.
 
Si los libros no son registrados, no tendrán valor probatorio sino hasta la fecha de su inscripción. Esta omisión puede traer sanciones y multas al empresario por parte de las superintendencias y las autoridades tributarias (Art.655 E.T.).
 
Una vez los libros se encuentren registrados en la Cámara de Comercio, se pueden realizar las anotaciones o asentamientos en ellos, los cuales pueden incluir eventos y operaciones efectuadas con antelación al registro de los libros.
Los libros de comercio en medio electrónico son aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999 (que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales), mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 805 de 2013.
La VUE le permite realizar el proceso de inscripción de los siguientes libros de comercio electrónicos en el trámite del Registro Mercantil, todo en una misma transacción:
 
  1. Libro electrónico de registro de accionistas
  2. Libro electrónico de actas de asamblea de accionistas.
 
Importante: a través de la VUE usted solamente podrá inscribir libros de comercio electrónicos, no físicos.
La VUE le permite realizar el proceso de inscripción de los libros de comercio electrónicos en el trámite del Registro Mercantil, todo en una misma transacción.
 
Desde el inicio del proceso de constitución de su empresa como persona jurídica S.A.S en la VUE, usted debe estipular en la preliquidación que desea realizar la inscripción de los libros de comercio seleccionando esa opción.
 
Si lo desea puede pedir la inscripción de los dos libros que exige la ley para persona jurídica S.A.S. o sólo uno.  De la misma forma puede optar por realizar el Registro Mercantil sin inscribirlos, es decir que esta solicitud es de carácter opcional.
Usted podrá solicitar que le sea expedido el certificado de inscripción de los libros de comercio electrónicos que haya solicitado.

Este certificado es para todos los efectos el equivalente al libro.
 
Siga estos pasos para solicitarlo:
 
1. Ingrese a la página web de la Cámara de Comercio de Pereira, y seleccione las opciones  “Trámites registrales y virtuales” / “Servicios Virtuales” / “Certificados Electrónicos” / “Certificados de Comerciantes, Afiliados, Entidades sin Ánimo de Lucro y Proponentes – Proceso Simplificado”.
 
2. Digite el número de identificación o matrícula y seleccione “Buscar”.
 
3. Le aparecerá un listado de los registros de expedientes que coinciden con el número de matrícula digitado.  Escoja el expediente de su empresa y seleccione “Siguiente”.
 
4. Indique la cantidad de certificados de libros de comercio que desea comprar.
 
5. Diligencie los datos del pagador, digite el correo electrónico al cual desea que se envíe el certificado y seleccione “Confirmar”. 
 
6. Verifique el valor a pagar, seleccione “Realizar Pago” y luego “Continuar”.
 
7. Realice el pago del certificado a través de las opciones disponibles en la Cámara de Comercio.
 
8. Descargue el certificado y el recibo de pago correspondiente.
La vigencia de la inscripción es de un año.
Las tarifas para inscripción de libros de comercio electrónicos son fijadas por decreto que expide anualmente el Gobierno Nacional.
 
En el preliquidador disponible en la sección de consultas de la VUE, usted puede consultar la tarifa vigente para:
 
  • La inscripción de libros de comercio electrónicos y
  • La expedición del certificado de inscripción de libros de comercio electrónicos.
Desde la fecha en que es emitido el certificado de inscripción de libros de comercio electrónicos, el empresario puede realizar anotaciones en ellos a través de los servicios virtuales que presta la Cámara de Comercio.
 
Siga estos pasos para realizar anotaciones en los libros de comercio electrónicos:
 
1. Ingrese a la página web de la Cámara de Comercio de Pereira, y seleccione las opciones “Trámites virtuales de registros públicos” / “Anotación libros electrónicos sociedades”.
 
2. Será redireccionado al Sistema Integrado de Información (SII) de las Cámaras de Comercio.  Allí debe registrarse para obtener usuario y contraseña.
 
Importante: la solicitud de anotaciones/asentamientos sobre los libros de comercio electrónicos, deberá estar firmada digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario, por lo cual estos son los usuarios que deben autenticarse en el sistema para realizarlas.
 
3. Una vez ingrese al SII, le aparecerá una pantalla con los íconos de los servicios que presta la Cámara de Comercio.
 
4. Seleccione en la sección “Consulta de Registros Públicos”,  la opción “Expedientes”.
 
5. Le aparecerá la pantalla de consulta.  Digite el número de matrícula mercantil y seleccione “Continuar”.
 
6. Le aparecerá un listado de los registros de expedientes que coinciden con el número de matrícula digitado.   Ubique el expediente de su empresa y en la columna “Acciones” seleccione el ícono en forma de ojo. 
 
7. El sistema mostrará una ventana emergente.  Allí seleccione “Operaciones Mercantil ESADL”.  
 
8. Se desplegarán las opciones.  Seleccione “Solicitud anotaciones a libros electrónicos”.
 
9. Realice la anotación en el libro diligenciando los datos solicitados y seleccione “Continuar”.
 
10. El sistema mostrará la información general del trámite, de acuerdo con los datos ingresados
 
Verifique la información. Si desea modificar algo, seleccione “Regresar”. Si es correcta, seleccione “Continuar”.
 
Recuerde: durante un año tras la fecha de inscripción del libro usted no tiene que realizar ningún pago por las anotaciones, por lo cual el sistema le mostrará que el valor de la transacción es de cero pesos.
 
11. El sistema solicitará cargar los documentos pertinentes en archivos .pdf.
 
Importante: una vez finalizado el proceso, las anotaciones/asentamientos enviados serán registrados por la Cámara en el libro de comercio electrónico correspondiente.
 
Para consultar las anotaciones realizadas en los libros, el empresario puede solicitar un certificado de inscripción de libros de comercio electrónicos actualizado.  (Ver pregunta 7)
Para más información sobre la inscripción de libros electrónicos de comercio, diríjase a la página web de la Cámara de Comercio de Pereira.
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