Para participar en el Programa de Productividad y Sostenibilidad, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
- Inscripción al Programa. Debe inscribirse a través de la plataforma en línea de la página web Colombia Productiva, donde deberá completar un formulario de inscripción con los datos básicos de la compañía y un autodiagnóstico, sobre el cual se debe obtener un puntaje mínimo de 49,5.
Al inscribirse, debe diligenciar las preguntas del autodiagnóstico, las cuales se distribuyen en cuatro ejes que ayudan a identificar el nivel de madurez de la empresa:
Al finalizar de manera exitosa el registro, el Sistema de Información notifica que la inscripción fue recibida.
- Habilitación. Una vez completada la inscripción, Colombia Productiva iniciará la validación del cumplimiento de los requisitos del programa, para determinar si la empresa cumple los requisitos para participar en el programa. Posteriormente, y según los cupos disponibles en cada Cámara, las empresas recibirán un correo de confirmación de la habilitación.
- Asignación de Gestor. Posterior a la habilitación de la empresa, la Cámara de Comercio asignará un gestor a la empresa para que realice el acompañamiento a lo largo de la intervención. Lo anterior, sujeto a disponibilidad de cupos.
- Visita inicial. Una vez designado el gestor, deberá programar y llevar a cabo la visita inicial en un plazo de diez (10) días hábiles. Esta visita, realizada de manera presencial, tiene como objetivos:
- Presentación del programa.
- Validación de requisitos.
- Transferencia de conocimientos sobre sostenibilidad.
- Creación del perfil del representante legal en el sistema de información.
El formulario de Visita Inicial debe ser aprobado por el representante legal, o su delegatario, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a su diligenciamiento por parte del gestor, para dar inicio a la intervención.
- Diagnóstico. Al iniciar la intervención, el gestor realizará un diagnóstico para identificar áreas de mejora en la empresa. El diligenciamiento del diagnóstico y su formulario de resultados deberá completarse en los quince (15) días hábiles después de la aprobación de la visita inicial. Después de que el gestor complete el formulario, el representante legal o su delegado tendrá tres (3) días hábiles para aprobarlo. La empresa debe colaborar con el gestor, proporcionando la información necesaria y garantizando la aprobación del resultado por parte del representante legal o su delegado.
Nota: Si al momento del diligenciamiento del diagnóstico, el gestor evidencia que la empresa no cumple con los requisitos para participar en el programa o la información... la información está incompleta en el documento y no se puede completar el párrafo
- Definición de la línea de servicio a implementar. Junto con la aprobación del resultado del diagnóstico, el representante legal, o su delegatario, y con base en los resultados del diagnóstico, definirá la línea de servicio a trabajar para mejorar sus indicadores.
- Definición de Líder de Proyecto. Con la aprobación del resultado del diagnóstico por parte del representante legal o su delegatario, la empresa debe designar un líder de proyecto. Este líder será responsable de acompañar la asistencia técnica, gestionar cotizaciones, seleccionar al extensionista, aprobar los planes de trabajo 'Parte 1' y 'Parte 2', así como los seguimientos mensuales de los extensionistas.
Además, la empresa debe designar un líder de proyecto adjunto, quien asumirá las responsabilidades en caso de que el líder principal no pueda cumplir con sus obligaciones. Es importante destacar que el representante legal o su delegatario puede actuar como líder de proyecto, pero aún así se debe designar un líder de proyecto adjunto. Se enfatiza que la persona designada para estos roles solo puede desempeñarlos para una empresa durante el ciclo.
- Selección de extensionistas. Después de la aprobación del diagnóstico, el gestor presenta la Base Nacional de Extensionistas (BNE) a la empresa para preseleccionar extensionistas según los resultados del diagnóstico. En cinco (5) días hábiles, se realiza la preselección y se solicitan cotizaciones a los extensionistas seleccionados, quienes tienen cinco (5) días hábiles para responder.
El gestor aprueba y remite las cotizaciones en dos (2) días hábiles. La empresa tiene cinco (5) días hábiles para seleccionar al extensionista, utilizando el formato de selección de extensionistas.
Es relevante considerar que la disponibilidad del extensionista al ser seleccionado es crucial. El empresario puede consultar la BNE si no está satisfecho con las cotizaciones recibidas.
- Vinculación al programa. La empresa debe formalizar su vinculación al Programa Fábricas de Productividad y Sostenibilidad ante la Cámara de Comercio de su región, acorde con el proceso establecido por esta.
- Pago contrapartida. La empresa deberá realizar el correspondiente aporte (pago) de la contrapartida, según el tamaño de la empresa, a través de transferencia bancaria o pago en efectivo. Y remitir al extensionista el correspondiente soporte del pago. El extensionista será el responsable de cargar dicho soporte en el sistema de información del programa.
- Asistencia técnica. El extensionista seleccionado iniciará la asistencia técnica de acuerdo con las necesidades de la empresa, y con base en el resultado del diagnóstico. La asistencia técnica contempla hasta 60 horas de asistencia técnica especializada, la cual puede incluir capacitación, asesoramiento técnico, acceso a herramientas y recursos tecnológicos, entre otros; en concordancia con la línea de servicio seleccionada y lo establecido en el documento “Metodología Programa Fábricas de Productividad y Sostenibilidad”. De acuerdo con la clasificación establecida para las empresas en el presente documento, la empresa deberá pagar un aporte máximo del 10% al 100% sobre el valor total del costo de la intervención, acorde con su clasificación por tamaño.
La Asistencia Técnica se desarrollará de la siguiente manera:
- Plan de Trabajo Parte 1. Tras seleccionar al extensionista, se programa una cita para crear el Plan de Trabajo Parte 1 en veinte (20) días hábiles. Este plan incluye acciones, hallazgos, objetivos y un cronograma con indicadores. Se miden seis (6) indicadores: tres (3) fijos por Colombia Productiva y tres (3) variables. Después de completarlo, el gestor lo revisa y Colombia Productiva aprueba o rechaza. En caso de rechazo, el extensionista tiene tres (3) días hábiles para ajustes. Se sugiere iniciar la asistencia técnica después de la aprobación para ejecutar el 50% de las horas.
- Plan de Trabajo Parte 2. Después de la aprobación del Plan de Trabajo Parte 1, el extensionista agenda el levantamiento de las líneas base de los indicadores (Plan de Trabajo Parte 2) en un plazo de veinte (20) días hábiles. Una vez completado, el gestor revisa el contenido para garantizar su cumplimiento con los parámetros del programa. Luego, Colombia Productiva revisa y aprueba o rechaza el documento.
En caso de rechazo por parte del gestor o Colombia Productiva, se devuelve al extensionista para ajustes, con un plazo de tres (3) días hábiles para realizar las correcciones.
- Evaluación. Se habilitará una encuesta de satisfacción del cliente respecto de las actividades desarrolladas en el marco del programa, la cual debe ser diligenciada por el líder del proyecto durante los veinte (20) días hábiles siguientes a su habilitación. El diligenciamiento de la encuesta de satisfacción es requisito para poder cerrar la participación de la empresa en el Ciclo 5 e inscribirse en futuros ciclos.
- Cierre de la intervención. Después del último Seguimiento Mensual Gestor, el extensionista tiene cinco días hábiles para completar el acta de cierre, presentando un informe detallado. Tras la revisión del gestor y Colombia Productiva, el representante legal tiene cinco días hábiles para aprobar o rechazar el acta, siempre que el líder del proyecto haya completado la encuesta de satisfacción. En caso de rechazo, se devolverá al extensionista para ajustes en tres días hábiles.