Preguntas frecuentes

Libros de comercio electrónicos

Son el conjunto de hojas en formato físico o electrónico destinadas para el registro de la información relacionada con los negocios, la operación, la administración o el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa o entidad. 
 
Sobre los libros de comercio, el artículo 49 del Código de Comercio prevé que “se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.
 
Los libros de comercio contienen información relacionada con los negocios, operación, administración o eldesarrollo de las actividades propias que se realizan en la empresa.
 
La normatividad aplicable a los libros de comercio está contenida principalmente en:
 
  • El artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012 
  • Los artículos 48 a 67 del mismo Código
  • Los artículos 123 a 135 del Decreto 2649 de 1993 
  • El Decreto 2270 de 2019 
  • El artículo 654 del Estatuto Tributario.
Para persona natural, no aplica la obligación de inscribir o registrar libros de comercio. 
 
Para persona jurídica S.A.S, dado que es un tipo de sociedad por acciones, debe registrar
 
  • Libro de actas de asamblea de accionistas
  • Libro de registro de accionistas.
 
Este es un resumen sobre el tema: 
 
Tipo persona Libros que debe llevar ¿Obligación de inscribir?
Persona natural a. Libro diario
b. Libro mayor y de balances
c. Libro de inventarios y balances
No
Persona jurídica a. Libro de registro de accionistas o socios.
b. Libro de actas de junta de socios (sociedades de personas) o asamblea de accionistas (sociedades por acciones).
c. Libros de contabilidad
•        Libro diario
•        Libro mayor y de balances
•        Libro de inventario y balances.
a. Libro de registro de accionistas o socios
b. Libro de actas de junta de socios (sociedades de personas) o asamblea de accionistas (sociedades por acciones).
 
La sociedad debería registrar sus libros de comercio tan pronto se haya constituido.
 
Si los libros no son registrados, no tendrán valor probatorio sino hasta la fecha de su inscripción.  Esta omisión puede traer sanciones y multas al empresario por parte de las superintendencias y las autoridades tributarias (Art.655 E.T.).
 
Una vez los libros se encuentren registrados en la Cámara de Comercio, se pueden realizar las anotaciones o asentamientos en ellos, los cuales pueden incluir eventos y operaciones efectuadas con antelación al registro de los libros.
Los libros de comercio en medio electrónico son aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999 (que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales), mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 805 de 2013.
La VUE le permite realizar el proceso de inscripción de los siguientes libros de comercio electrónicos en el trámite del registro mercantil, todo en una misma transacción:
 
  1. Libro electrónico de registro de accionistas
  2. Libro electrónico de actas de asamblea de accionistas.
 
Importante: a través de la VUE usted solamente podrá inscribir libros de comercio electrónicos, no físicos. 
La VUE le permite realizar el proceso de solicitud de inscripción de los libros de comercio electrónicos en el mismo trámite de registro mercantil, todo en una misma transacción.   
 
Desde el inicio del proceso, usted podrá estipular en la preliquidación si desea o no solicitar la inscripción de los libros de comercio electrónicos, seleccionando esa opción.  Es decir que esta solicitud es opcional.
 
De la misma manera y si lo prefiere, el empresario podrá decidir llevar sus libros de comercio bajo la normatividad establecida para llevar libros físicos.  En ese caso deberá realizar el trámite respectivo ante la Cámara de Comercio una vez finalice el proceso de registro mercantil en la VUE.
 
Recuerde: la normatividad aplicable a los libros electrónicos no es igual al de los libros de comercio físicos, razón por la cual usted debe asegurarse que desea adquirir y llevar los libros a través de ese medio. 
 
En el evento en que decida llevar libros electrónicos, a través de la VUE podrá solicitar la inscripción de los dos libros que exige la ley para persona jurídica S.A.S. o sólo uno.
Usted podrá solicitar que le sea expedido el certificado de inscripción de los libros de comercio electrónicos que haya solicitado.

Este certificado es para todos los efectos el equivalente al libro. 
 
Siga estos pasos para solicitarlo:
 
  1. Ingrese a la página web de la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena, y en el menú: “Trámites y Guías”, seleccione la opción “Compra de certificados”.
 
  1. Digite uno de los criterios de búsqueda: número de identificación, nombre / razón social o matrícula y seleccione “Buscar”.
 
  1. Le aparecerá un listado de los registros de expedientes que coinciden con el criterio digitado.  Escoja el expediente de su empresa y seleccione “Siguiente”. 
 
  1. Indique la cantidad de certificados de libros de comercio que desea comprar.
 
  1. Diligencie los datos del pagador, digite el correo electrónico al cual desea que se envíe el certificado y seleccione “Confirmar”. 
 
  1. Verifique el valor a pagar, seleccione “Realizar Pago” y luego “Continuar”.
 
  1. Realice el pago del certificado a través de las opciones disponibles en la Cámara de Comercio.
 
  1. Descargue el certificado y el recibo de pago correspondiente.
 
Recuerde: solo se pueden obtener certificados de inscripción de libros de comercio electrónicos si el proceso de registro mercantil ha finalizado. 
Las tarifas para inscripción de libros de comercio electrónicos son fijadas mediante decreto del Gobierno nacional.
 
En el preliquidador disponible en la sección de consultas de la VUE, usted puede consultar la tarifa vigente para:
 
  • La inscripción de libros de comercio electrónicos y 
  • La expedición del certificado de inscripción de libros de comercio electrónicos.
La vigencia de la inscripción es de un año
Una vez realizada la inscripción, durante un año el empresario tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio los archivos electrónicos que contengan las actas de juntas de socios o accionistas, los cuales deberán ser firmadosdigital o electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. 
 
De la misma forma, la solicitud para asentar o hacer la anotación del archivo electrónico que contiene el acta en el libro de comercio electrónico que corresponda, deberá estar firmada digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.

Es responsabilidad del empresario proveer las firmas digitales o electrónicas y las estampas cronológicas necesarias.
 
Una vez recibidos los archivos electrónicos, la Cámara de Comercio los firmará digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo por cualquier medio tecnológico disponible.  
 
A continuación, retornará al solicitante el archivo electrónico firmado al correo electrónico que tenga asociado en su registro.       
 
La Cámara de Comercio le informará al empresario la fecha límite para el envío de los archivos electrónicos destinados al libro.
Desde la fecha en que es emitido el certificado de inscripción de libros de comercio electrónicos, el empresario puede realizar anotaciones en ellos a través de los servicios virtuales que presta la Cámara de Comercio.
 
Siga estos pasos para realizar anotaciones en los libros de comercio electrónicos:
 
  1. Ingrese a la página web de la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena, y en el menú: “Trámites y Guías”, seleccione la opción “Trámites en línea”.
 
  1. Será redireccionado al Sistema Integrado de Información (SII) de las Cámaras de Comercio.  Si ya es un usuario registrado, ingrese sus datos, de lo contrario debe registrarse para obtener usuario y contraseña.
 
  • Importante: la solicitud de anotaciones/asentamientos sobre los libros de comercio electrónicos, deberá estar firmada digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario, por lo cual estos son los usuarios que deben autenticarse en el sistema para realizarlas.
 
  1. Una vez ingrese al SII, le aparecerá una pantalla de consulta. A través de esta opción se puede realizar la búsqueda de los expedientes que se encuentran inscritos en los registros que administra la Cámara de Comercio.  
 
  1. Digite el número de matrícula mercantil y seleccione “Continuar”.
 
  1. Le aparecerá un listado de los registros de expedientes que coinciden con el número de matrícula digitado.   Ubique el expediente de su empresa y en la columna “Acciones” seleccione el ícono en forma de ojo.  
 
  1. El sistema mostrará una ventana emergente.  Allí seleccione “Operaciones Mercantil ESADL”.  
 
  1. Se desplegarán las opciones.  Seleccione “Solicitud anotaciones a libros electrónicos”.
 
  1. Realice la anotación en el libro diligenciando los datos solicitados y seleccione “Continuar”.
 
  1. El sistema mostrará la información general del trámite, de acuerdo con los datos ingresados.  
 
  1. Verifique la información. Si desea modificar algo, seleccione “Regresar”. Si es correcta, seleccione “Continuar”.
 
  1. El sistema solicitará cargar los documentos pertinentes en archivos .pdf.
 
Recuerde: durante un año tras la fecha de inscripción del libro usted no tiene que realizar ningún pago por las anotaciones, por lo cual el sistema le mostrará que el valor de la transacción es de cero pesos. 
 
No obstante lo anterior, existen anotaciones que pueden estar sujetas a registro individual, en cuyo caso la Cámara de Comercio le informará la pertinencia de realizar un trámite distinto y pagar los valores correspondientes.
 
Importante: una vez finalizado el proceso, las anotaciones/asentamientos enviados serán registrados por la Cámara en el libro de comercio electrónico correspondiente.
 
Para consultar las anotaciones realizadas en los libros, el empresario puede solicitar un certificado de inscripción de libros de comercio electrónicos actualizado (ver pregunta 7).
Para más información sobre la inscripción de libros electrónicos de comercio, diríjase a la página web de la Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena o comuníquese a través de sus canales de atención.
Gobierno de Colomiba
Banco Mundial
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