Desde la fecha en que es emitido el certificado de inscripción de libros de comercio electrónicos, el empresario puede realizar anotaciones en ellos a través de los servicios virtuales que presta la Cámara de Comercio.
Tenga en cuenta: si desea llevar los libros en forma electrónica, actualmente es necesario que con anterioridad adquiera una firma digital a través de Certicámara o cualquier otro ente certificador debidamente acreditado para la expedición de dichas firmas digitales.
Siga estos pasos para realizar anotaciones en los libros de comercio electrónicos:
- Ingrese a la página web de la Cámara de Comercio de Palmira y en la sección “Servicios virtuales registros públicos” que se encuentra en la página de inicio, seleccione “Registro de libros electrónicos”.
- Será redireccionado al Sistema Integrado de Información (SII) de las Cámaras de Comercio. Si ya es un usuario registrado, ingrese sus datos, de lo contrario debe registrarse para obtener usuario y contraseña.
- Importante: la solicitud de anotaciones/asentamientos sobre los libros de comercio electrónicos, deberá estar firmada digital o electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario, por lo cual estos son los usuarios que deben autenticarse en el sistema para realizarlas.
- Una vez ingrese al SII, seleccionar la opción “Consultas y transacciones”.
- A continuación, ingrese a la consulta “Registros públicos”.
- Aparecerá una pantalla de consulta. A través de esta opción se puede realizar la búsqueda de los expedientes que se encuentran inscritos en los registros que administra la Cámara de Comercio.
- Digite el número de matrícula mercantil y seleccione “Continuar”.
- Aparecerá un listado de los registros de expedientes que coinciden con el número de matrícula digitado. Ubique el expediente de su empresa y en la columna “Acciones” seleccione el ícono en forma de ojo.
- El sistema mostrará una ventana emergente. Allí seleccione “Operación Registro Mercantil”.
- Se desplegarán las opciones. Seleccione “Inclusión documento en libro electrónico de accionista” o “Inclusión documento en libro electrónico de actas”.
- Realice la anotación en el libro diligenciando los datos solicitados y seleccione “Continuar”.
- El sistema mostrará la información general del trámite, de acuerdo con los datos ingresados.
- Verifique la información. Si desea modificar algo, seleccione “Regresar”. Si es correcta, seleccione “Continuar”.
- El sistema solicitará cargar los documentos que soportan el trámite en archivos .pdf (previamente firmados con el certificado digital expedido por Certicámara u otro ente autorizado).
Recuerde: durante un año tras la fecha de inscripción del libro usted no tiene que realizar ningún pago por las anotaciones, por lo cual el sistema le mostrará que el valor de la transacción es de cero pesos.
No obstante, existen anotaciones que pueden estar sujetas a registro individual, en cuyo caso la Cámara de Comercio le informará la pertinencia de realizar un trámite distinto y pagar los valores correspondientes.
Importante: una vez finalizado el proceso, las anotaciones/asentamientos enviados serán registrados por la Cámara en el libro de comercio electrónico correspondiente.
Para consultar las anotaciones realizadas en los libros, el empresario puede solicitar un certificado de inscripción de libros de comercio electrónicos actualizado (ver pregunta 7).